Franquia de impressão individual ou compartilhada: como comparar?

Qual é a diferença entre as duas modalidades?

Na contratação individual, a produção de cada impressora é confrontada com sua própria franquia. Na compartilhada, o cálculo usa a produção total dos equipamentos que pertencem ao mesmo grupo. A documentação do NDD Orbix demonstra essas duas formas de apuração; ela descreve o funcionamento da plataforma, não uma regra obrigatória para todo fornecedor. [1] [2]

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Compartilhar não significa misturar automaticamente preto e branco, cor, A3 ou todos os endereços da empresa. A proposta deve definir quais equipamentos e produções podem ser somados. Um grupo mal definido pode dificultar o rateio, mesmo quando a conta aritmética está correta.

O que o contador considera uma página?

Antes de comparar franquias, descubra qual é a unidade faturável. Folha física, face impressa e registro no contador não são a mesma coisa. Um documento de duas faces pode usar uma folha e gerar dois registros de impressão. O tratamento de duplex, A3, páginas coloridas e cópias precisa estar escrito.

• Impressão e cópia: confirmar se participam da mesma franquia e quais contadores são usados.
• Frente e verso: conferir a regra por face, sem confundir economia de papel com redução de páginas faturáveis.
• A3: não presumir equivalência a uma ou duas páginas A4; verificar a regra da proposta.
• Cor: entender como o equipamento classifica trabalhos com pequenos elementos coloridos e quais ajustes podem ser usados.
• Digitalização: separar captura digital da produção impressa e verificar o escopo do fornecedor.

A bilhetagem de impressão ajuda a organizar produção por usuário, setor ou centro de custo. O relatório gerencial e o demonstrativo de faturamento devem ser conciliáveis, respeitando a fonte de medição definida no contrato. A ferramenta de controle, por si só, não altera a modalidade contratada.

Como calcular excedentes com as mesmas premissas?

Considere dois equipamentos, A e B, com 1.000 páginas monocromáticas incluídas para cada um. No cenário compartilhado, suponha uma franquia conjunta de 2.000 páginas. São números fictícios, criados apenas para demonstrar o cálculo, sem preços, cliente real ou percentual de economia.

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As fórmulas

Individual: some, para cada equipamento, o maior valor entre zero e a diferença “produção menos franquia”.
Compartilhada: calcule o maior valor entre zero e a diferença “produção do grupo menos franquia do grupo”.

O valor faturado só pode ser comparado depois: mensalidades fixas + excedentes de cada categoria × tarifa correspondente. Se as tarifas ou mensalidades forem diferentes, não basta comparar o número de excedentes. Não some novamente páginas que já fazem parte da parcela fixa.

Repita o cálculo para meses de fechamento, períodos de baixa e picos reais. Uma comparação feita somente com o mês mais favorável pode esconder o comportamento do restante do ano. Use os mesmos equipamentos, período, categorias e inclusões nas duas propostas.

Como conferir a fatura e a troca de equipamento?

A conferência começa pelas leituras inicial e final do mesmo período. Registre equipamento, número de patrimônio ou série, endereço, data de corte, contador e categoria de produção. A diferença deve ser rastreável até a apuração da franquia e o valor do excedente.

1. Confira se os equipamentos listados são os que estavam instalados no período.
2. Valide datas e leituras, especialmente quando houve implantação ou retirada no meio do mês.
3. Em substituição, feche o contador do equipamento retirado e registre a leitura inicial do substituto; não trate o novo contador como continuação automática do antigo.
4. Confira como a produção parcial entra no mesmo contrato e se há regra específica para proporcionalidade.
5. Separe mono, cor e formatos especiais antes de aplicar franquias e tarifas.
6. Guarde o demonstrativo para comparar sazonalidade e revisar o dimensionamento quando necessário.

Para grupos de filiais, também identifique quais unidades pertencem à apuração conjunta e quem autoriza mudanças. A transferência física de uma impressora não deve produzir uma alteração silenciosa da regra de cobrança.

Toner incluso significa que tudo está incluído?

Não. Fornecimento do suprimento e quantidade de páginas contratadas são decisões diferentes. O outsourcing da Digital Office Solutions descreve equipamentos, suporte, suprimentos e manutenção dentro do escopo contratado. Franquia, excedentes e condições da família escolhida precisam permanecer identificados. [3]

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Não transporte o all inclusive de multifuncionais para todas as categorias: na oferta atual, consumíveis de térmicas são adquiridos pelo cliente e tinta de plotters é tratada separadamente. O guia de manutenção e SLA explica os marcos de suporte; o custo por página trata do custo técnico, que não deve ser confundido com tarifa de excedente.

Quais dados enviar para uma proposta comparável?

Um pedido de orçamento fica mais útil quando informa o consumo e não apenas “preciso de uma impressora”. Reúna os dados abaixo; documentos podem ser encaminhados posteriormente pelo canal combinado com a equipe comercial.

• Quantidade e modelos dos equipamentos atuais, quando disponíveis.
• Locais de instalação e setores que utilizam cada equipamento.
• Histórico mensal de produção monocromática e colorida, com meses de pico.
• Necessidade de A3, duplex, cópia, digitalização e controle por usuário.
• Regras de franquia, excedente e reajuste da proposta que deseja comparar.
• Equipamentos críticos e condições de continuidade necessárias.

Remova nomes de usuários, documentos impressos e outras informações confidenciais do material de comparação. A Digital Office pode avaliar os volumes e dimensionar uma proposta para a operação. Para quantidade e capacidade dos ativos, consulte também como dimensionar impressoras pelo volume mensal.