Gestão documental e segurança de impressão

Gestão documental e controle de impressão para reduzir custos e proteger informações.

A Digital Office Solutions implementa soluções de gestão e segurança de impressão, configurando rateios, relatórios, cotas, autenticação e políticas conforme a realidade de cada empresa.

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Governança e segurança

Controle sobre quem imprime, quanto imprime e onde o custo deve ser lançado.

A solução reúne gestão de impressão, segurança da informação e fluxos documentais para tornar o uso do parque rastreável, controlado e alinhado às regras da empresa.

Rateio de custos

Atribua impressões, cópias e digitalizações a clientes, projetos, grupos, departamentos ou centros de custo.

Controle de acesso

Defina quais usuários podem acessar equipamentos, funções e fluxos de digitalização por autenticação.

Cotas e limites

Configure cotas por usuário ou centro de custo, recorrência, notificações e regras para cor, preto e branco ou cópia.

Relatórios gerenciais

Acompanhe responsáveis, volumes, comportamento de uso, cotas, contas e custos em relatórios centralizados.

Implementação completa

Diagnóstico, configuração, treinamento e acompanhamento

A Digital Office Solutions conduz a implantação da solução, ajustando regras, usuários, centros de custo, equipamentos e fluxos à rotina real do cliente.

Recursos do projeto

Políticas de impressão e documentos com aplicação prática.

A configuração é modular. O cliente utiliza apenas os recursos necessários para controlar custos, aumentar segurança e melhorar a produtividade.

Autenticação segura

Liberação por PIN, usuário e senha, cartão de aproximação ou outros métodos compatíveis com o ambiente.

Impressão follow me

O usuário envia para uma fila única e retira o trabalho em um equipamento disponível, com liberação segura.

Alocação por projeto

Um pop-up pode solicitar o cliente, projeto ou código de faturamento antes da impressão, cópia ou digitalização.

Regras e permissões

As políticas podem limitar equipamentos, funções, cor, cópia, impressão, digitalização e tipos de trabalho por usuário ou grupo.

Fluxos com OCR

Projetos compatíveis podem incluir captura, reconhecimento de caracteres e encaminhamento de documentos para destinos definidos.

Liberação móvel

Em configurações compatíveis, smartphones podem autenticar usuários, liberar trabalhos e gerenciar filas de impressão.

Implementação consultiva

Do diagnóstico às políticas em produção.

A Digital Office Solutions implementa o sistema de forma gradual, evitando controles genéricos que não representam a rotina do cliente.

Mapeamento

Identificamos usuários, equipamentos, centros de custo, projetos, fluxos e pontos de risco.

Definição de regras

Construímos políticas de acesso, cotas, rateios, autenticação e liberação de trabalhos.

Integração

Quando aplicável, integramos diretórios de usuários, equipamentos e fluxos documentais.

Treinamento e gestão

Orientamos administradores e usuários, acompanhamos relatórios e ajustamos as políticas.

Gestão documental com foco no resultado da operação.

O projeto pode começar pelo controle de impressão e evoluir para autenticação, follow me, rateios, OCR e fluxos documentais conforme a necessidade da empresa.

Equipamentos complementares

Complete o parque com outros equipamentos corporativos.

A Digital Office Solutions pode integrar impressoras, multifuncionais, scanners, plotters, equipamentos térmicos, computadores, rede e periféricos em um único projeto.

FAQ

Dúvidas frequentes sobre gestão documental.

Perguntas comuns antes de iniciar um projeto de locação ou outsourcing com a Digital Office Solutions.

Gestão documental é apenas digitalização?

Não. O projeto pode combinar digitalização, controle de impressão, autenticação, rateio de custos, políticas de uso, relatórios e fluxos com OCR.

É possível saber quem imprimiu cada trabalho?

Sim. A solução pode registrar responsáveis por impressões, cópias e digitalizações, conforme a configuração e os equipamentos compatíveis.

Podemos ratear custos por cliente ou projeto?

Sim. Os trabalhos podem ser associados a clientes, projetos, grupos, departamentos ou centros de custo, inclusive por seleção no momento da impressão.

É possível impedir que determinados usuários imprimam em cores?

Sim. Políticas podem limitar cor, cópia, impressão, digitalização, equipamentos e outros tipos de trabalho por usuário ou grupo.

O usuário pode retirar o documento em outra impressora?

Sim. O recurso follow me permite enviar para uma fila central e liberar o trabalho em outro equipamento disponível e autorizado.

A solução possui autenticação?

Sim. Dependendo do projeto, a autenticação pode utilizar PIN, usuário e senha, cartão de aproximação ou métodos compatíveis.

A Digital Office Solutions faz a implementação?

Sim. A Digital Office Solutions realiza diagnóstico, configuração, implantação, treinamento e acompanhamento da solução.

É possível começar com poucos recursos e ampliar depois?

Sim. A implantação pode ser modular e evoluir conforme as necessidades de controle, segurança e produtividade da empresa.

Atendimento regionalAlgumas cidades atendidas para esta solução

A Digital Office Solutions atende projetos em diferentes localidades. A seleção abaixo apresenta apenas alguns dos municípios cobertos.

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